OPINIE

“Hoe is het mogelijk dat ondanks dringende nood aan meer gedetailleerde gegevens, we deze niet krijgen”, schrijft Dimitri Antonissen.
“Op de huidige manier gaan we er niet komen. De lokale Covid teams hebben up-to-date cijfers nodig”, tweet Marc Van Ranst vandaag.

Het voor mij – op basis van de informatie in de media – antwoord: ontbrekende agility.

Toen ik 10 jaar geleden een training gaf in een Belgisch ministerie over procesverbeteringen, werd ik aan het begin meteen onderbroken. Een database aanvragen – een klassieke IT operatie – duurde toen 3 maanden zei een deelneemster. In een klein agile bedrijf duurt zo een operatie één uur. In grotere Belgische ondernemingen die agile zijn kan het een dag duren.

Business agility drukt uit hoe snel een bedrijf kan inspelen op verandering. Kleine startende ondernemingen zijn kampioenen in agility. Vanuit gedreven ondernemerschap kunnen ze zichzelf van de ene dag op de andere volledig heruitvinden. Aan het andere einde van het spectrum staan typisch de ministeries. Door hun grootte, historiek en gebrek aan klantgerichtheid is verandering typisch een log proces.

Maar dat hoeft het niet te zijn. Toen ik – ook 10 jaar geleden – de IT afdeling van een overheidsbedrijf bezocht, zag ik overal Kanban borden. Deze borden, van oorsprong uit de Japanse 17e eeuw en gebruikt in België sinds eind 20e eeuw, helpen ondernemingen flexibeler en doelgerichter werken.

Ook toen ik mede verantwoordelijk werd voor een groot IT programma in een Belgische Bank, werd er – ondanks de honderden medewerkers – kort op de bal gespeeld.

Agility kan dus wel, ook in grotere ondernemingen.

Decentraal werken ondersteunen

Als je huis in brand staat, dan zijn de hulpdiensten binnen de 5 minuten ter plaatse. Er wordt meteen onderzocht of de brand overgeslagen is op naburige woningen. De burgemeester wordt verwittigd en kan de perimeter laten afsluiten.

Waarom zou contact tracing zo niet kunnen werken? Als je besmet bent wordt je na een positieve test binnen 5 min gecontacteerd door iemand die de buurt en locatie kent. Binnen het uur worden de contactpersonen en mogelijke bronnen verwittigd, en heeft de burgemeester een beslissing genomen over een veiligheidsperimeter.

Decentraal werken is één van de principes van Agile werking.

De efficiëntie die voor een brand kan, kan voor een corona besmetting ook, als decentrale werking mee ondersteund wordt.

Weghalen keurslijf = vertrouw op mensen

In Agile staat de gegenereerde meerwaarde (voor de klant of maatschappij) , de mensen en verandering centraal. Om snel in te kunnen spelen dienen dwangmuren en silos gesloopt te worden, en medewerkers vertrouwen te krijgen.

Een overheidsbedrijf kent typisch heel wat regelgeving, ingegeven omdat in een maatschappij er altijd mensen zijn die het systeem willen misbruiken. De regels zijn recht en gelijk voor iedereen.

Maar wat als we snel willen veranderen en vertraagd worden door regelgeving?

Men kan al beginnen om interne controles en goedkeuringen uit de workflow te halen, en parallel of a posteriori te laten gebeuren. Zo gebeurt de controle toch, maar houdt het het werk niet tegen. Bij eventuele misbruik kan er achteraf gesanctioneerd worden. Maar zo wordt het overgrote gedeelte van mensen, die wel hun job goed willen doen, niet gehinderd.

Anderzijds dient regelgeving aangepast te worden. Zo zijn bepaalde veiligheidsdiensten logischerwijs vrijgesteld van de Privacy wetgeving. Waarom dit niet uitbreiden naar diensten die pandemieën bestrijden als het hen kan helpen?

Stappen naar verbetering

Agility betekent niet om te dromen van een superoplossing, maar wel elke dag, of toch minstens elke week een kleine stap ter verbetering zetten.

Wie bepaalt de stappen?

De mensen op het terrein zelf.

De contacttracers zullen ongetwijfeld ideeën hebben wat beter kan. Gebruik die informatie, en vul die verder aan met cases van betrokkenen: patiënten, artsen, burgemeesters.

Doe continue kleine verbeteringen.

Schaalbare tooling

Een van de reden waarom kleinere bedrijven Agile zijn, is omdat ze makkelijk informatie kunnen delen. Bij grotere bedrijven dienen informatica systemen opgezet te worden, die duur en complex kunnen zijn.

Zo las ik in de krant dat er in dat systeem kinderziektes zitten. Dat kan begrijpelijk zijn voor iedereen die IT volgt, gezien nieuwe custom-build systemen duur en complex zijn.

Om schaalbaar agile te zijn, is schaalbare tooling nodig. Alles wat ‘custom-build’ is, kost veel en neemt veel tijd. Deze custom-build systemen zijn op zich ook vaak moeilijk aan te passen.

Een denkpiste van oplossing is niet één, maar twee tools te gebruiken:

Ten eerste een schaalbare agile workflow tool, die makkelijk aanpasbaar is. Zelf heb ik goede ervaring met Jira van marktleider Atlassian. In deze tool kan je mits minimale configuratie:

  • Ticketjes (taken) verdelen over teams (inclusief lokale personen).
  • Snel zoeken of er al een ticket bestaat. Zo vermijd je bvb. dat dezelfde persoon meermaals gecontacteerd wordt.
  • Workflows opzetten en deze snel aanpassen. Wil je bvb. de lokale burgemeester steeds meteen inlichten? Met een paar klikken is de stap toegevoegd in de workflow.
  • Data consolideren en meten. Hoe lang duurt het tussen de positieve test en het informeren van de laatste persoon? Je kan het real time meten en rapporteren.

Voorbeeld van een Agile Kanban board voor nieuwe besmettingen op te volgen, opgezet in Jira

Een voorbeeld van hoe het eruit kan zien:

  • Persoon A is besmet. De huisarts contacteert de helpdesk (of logt zelf in het systeem in). Er wordt na controle of er geen dubbel is, een ‘besmetting’ ticketje aangemaakt, met taken voor de centrale en decentrale betrokkenen.
  • De lokale en centrale coördinatoren krijgen een melding en voeren onderzoek uit. Het ticketje wordt aangevuld met data, fotos, … Voor de te contacteren personen worden aparte ticketjes ‘contacten’ aangemaakt, en gelinkt aan het besmetting ticketje. Er is geen beperking op het aantal gerelateerde contacten.
  • De ‘contacten’ ticketjes worden door lokale overheden of centrale personen opgenomen en één voor één afwerkt. Als het ticketje opgelost is, komt het in ‘done’ te staan. Als het moeilijk gaat, kan het naar een speciale kolom gaan (bvb – ‘thuis visite nodig”).

De burgemeester kan filteren op alle ticketjes in zijn gemeente en maatregelen nemen.

De huisarts kan informatie aanvullen en toevoegen.

De virologen en experten kunnen de data gebruiken voor hun aanbevelingen aan de beleidsmakers.

Tijd om dit schaalbaar op te zetten? Ik deed bovenstaande ‘proof of concept’ opzet in 30 minuten. Een volledige configuratie kan in een dag tijd. Hoeveel gebruikers kan het aan? Makkelijk 10.000. Hoeveel kost het? Een paar euro per gebruiker per maand. Veilig? Ja, Jira wordt wereldwijd voor kritische doeleinden gebruikt.

Zullen veel mensen toegang hebben tot het systeem? Ja. Hebben die toegang nodig om het efficiënt te laten lopen? Ook ja. Kan je misbruik achteraf opsporen? Nogmaals ja.

Naast de workflow tool kan je een andere tool (eventueel custom-build) installeren om bijkomende data-analyses te doen. Vanuit de workflow tool kan je dan een export naar de analyse tool doen.

Conclusie

De nood is hoog om van het contact tracing een efficiënt, agile, decentraal gebeuren te maken.

Een agile transformatie is een moeilijke oefening, die tijd vraagt. Maar het is ook een oefening die in België meermaals succesvol gebeurd is, en een pad dat al vaak bewandeld is. Er zijn genoeg agile coaches in België, mits even op te letten kan je er zo een goede vinden.

Agile contact tracing is mogelijk:

  • Ondersteun decentraal werken en betrek de lokale hulpdiensten en overheden actief.
  • Vertrouw op mensen en haal het keurslijf weg.
  • Pas regelgeving aan om om te gaan met de bijzonderheden van een pandemie.
  • Laat de mensen, met kleine stappen, continue verbeteringen aanbrengen.
  • Gebruik tooling die flexibel is en agile werken ondersteunt. Splits eventueel data tools en workflow tools. Voor dat laatste bestaan kant en klare oplossingen op de markt.