Programma’s sterker opvolgen met de Art-Sync

Een Agile programma is uitdagend:

• Business wil snel resultaten boeken
• Management wil een goed zicht hebben op vooruitgang en kosten drukken
• Teams (projecten) dienen samen te werken
• Teams zijn zelf-organiserend

Om al die partijen efficiënt samen te laten werken, is goede communicatie nodig.

Hoe pak je dat aan, en behoud je ook zelf het overzicht?

Hoe volg je programma’s sterker op?

SAFe (Scaled Agile Framework) stelt het gebruik van een Art-Sync vergadering voor.

Art Sync ?

De Agile Release Train vergadering (Art-Sync) dient om de vooruitgang van het programma op te volgen, en belangrijke problemen (impediments) op te lossen.

Dit wordt team per team besproken.

Wie is er aanwezig?

De Program Manager (soms ook ‘Release Train Engineer’ of ‘Delivery Lead’ genoemd) zit de vergadering voor.

De Product Owners en Scrum Masters presenteren de vooruitgang van hun team (project) en escaleren eventuele problemen.

De Product Managers (soms ook Feature Managers genoemd) zijn aanwezig om over het globale programma prioriteiten te stellen, en input te geven voor oplossingen van problemen.

Waarom niet een aparte Scrum-Of-Scrums en PO-Sync?

Sommige bedrijven houden aparte Scrum-Of-Scrums en PO-Sync vergaderingen.

In de Scrum-Of-Scrums zitten de Scrum Masters en Program Manager samen. Het is voornamelijk een IT vergadering.

In de PO-Sync zijn de Product Owners en Product Manager aanwezig. Dat is voornamelijk een Business vergadering.

Die aparte vergaderingen zijn niet efficiënt voor de opvolging en sturing van het programma.

Ten eerste omdat elk probleem dan apart in die twee vergaderingen besproken wordt. En dan heb je weer een derde vergadering nodig om te consolideren.

Ten tweede omdat de gevonden oplossingen suboptimaal zijn. Voor aanpassingen in de werking is de Scrum Master de meest geknipte persoon, en voor herplannen in functie van prioriteiten de Product Owner. Je hebt beidde rollen nodig om de problemen goed aan te pakken.

De Art Sync vervangt de Scrum Of Scrums volledig, en de PO Sync grotendeels. Mogelijk wil je wel een aparte PO-Sync organiseren om inhoudelijk de planning van een volgende kwartaal voor te bereiden.

Hou de Art-Sync wekelijks

In de vergadering wil je problemen actief opvolgen en aanpakken.

Je wilt kort op de bal spelen.

Daar is een wekelijkse bijeenkomst voor nodig.

In de vergadering licht elk team de vooruitgang kort toe, en brengt problemen die op programma niveau opgelost dienen te worden naar voren. Dit is bijvoorbeeld:

• Een feature die vertraging heeft
• Een dependency die riskeert gemist te worden
• Een teamlid dat uitvalt.

Gebruik een meet-after en offline-topics bord

Een Art-Sync vergadering met alle Product Owners, Scrum Masters, Product Managers en Program Manager binnen een programma bestaat makkelijk uit 20 personen.

Je wilt niet in de grote groep elk probleem in detail bespreken.

Dit vraagt om sterke moderatie, zeker de eerste keren.

Ik gebruik een meet-after & offline topics bord techniek tijdens de Art Sync, en die techniek gaat als volgt:

• Verdeel een groot stuk vel papier in twee stukken
  • Het eerste deel is voor Meet-after topics: dit zijn belangrijke onderwerpen waar een groot deel van de aanwezigen nodig voor zijn. Hoogdringende onderwerpen vallen hier ook onder. Meet-after topics worden meteen op einde van de vergadering één voor één besproken.
  • Het tweede deel voor Offline topics: dit zijn onderwerpen die belangrijk zijn, en met een klein deel van de aanwezigen besproken kunnen worden. Ze worden na de vergadering opgenomen, voor de Art Sync van volgende week.
• Timebox de tijd voor elk team (bijv. op 3 minuten). Als de discussie te lang wordt, dan komt het punt als meet-after of offline topic aangeduid. Schrijf het op een Post-It en plak het op het bord. Bij offline topics wordt een eigenaar aangeduid.
• Leden van de vergadering mogen zelf ook aanduiden als een discussie te lang begint te duren en beter apart besproken wordt. Spreek hiervoor een gebaar af. Bij één klant was het gebaar simpelweg de hand opsteken, bij een andere klant werd een ‘Agile Kaart’ opgestoken.
• Op het einde van de vergadering wordt bepaald wie er na dient te blijven voor de meet-after.
• Bespreek de meet-after topics één voor één, en neem notulen van de beslissingen en acties. Dit kan bijvoorbeeld op een intranet pagina.
• Verdeel na de vergadering de notulen.

Een eerste Art-Sync, inclusief meet-after, kan makkelijk 3 uur duren.

Na een paar keer duurt deze ongeveer een uurtje.

Voor de eerste Art-Sync’s en meet-after’s reserveer ik 3 uur in de agenda’s. Eenmaal het vlot gaat reserveer ik nog steeds 2 uur (zo is er steeds ruimte voor belangrijke agendapunten in meet-after).

Neem Lean & Agile beslissingen

In de Art Sync meet-after komen moeilijke problemen aan bod, die niet door één team alleen opgelost kunnen worden.

Gebruik de SAFe / Lean-Agile principes om de problemen aan te pakken.

Hierbij enkele principes die ik als moderator trigger via bijhorende vragen:

• Bouw incrementeel, stap voor stap. Wat is de eerste stap die we kunnen zetten voor de business? Wat is het Minimal Viable Product (MVP)?
• Leer continue, probeer zaken uit. Wat is veilig genoeg om te proberen en goed genoeg voor nu? (“Safe enough to try, good enough for now”).
• Bekijk de prioriteiten over het hele programma heen. Wat is voor de business globaal gezien het beste? Hoe kunnen teams elkaar helpen? “Niet in mijn scope” is een taboe voor een team binnen Agile. Teams helpen elkaar. Welk werk kan van teams die bottleneck zijn naar andere teams verplaatst worden?
• Werk zaken af alvorens nieuwe op te nemen. Minimaliseer de ‘Work In Progress” (WIP). Hebben we genoeg focus om zaken af te werken? Wat dienen we eerst af te werken voor we iets nieuws opnemen?
• Reduceer doorlooptijd (lead time). Via welke oplossing kunnen we het proces versnellen? Wat zijn bottlenecks? Hoe kunnen we die aanpakken?
• Sta open voor verandering. Het maakt een organisatie competitiever. Staan we genoeg open voor verandering? Zijn we niet aan het vastroesten of overplannen?
• Bouw en beslis ‘Just in time’. Gebruik voortschrijdend inzicht. Wat moeten we nu bouwen of beslissen? Wat kan later?
• Decentraliseer beslissingen zoveel mogelijk. Centrale beslissingen beperken de mogelijkheden namelijk van teams om zich te ontwikkelen. Kunnen teams dit zelf beslissen?

Volg open acties en offline topics op

Stel je hebt goede beslissingen genomen, acties gedefinieerd en deze rondgestuurd.

Mooi, maar volstaat het? Neen.

Een niet opgevolgde actie heeft mogelijk geen resultaat, waardoor de voorafgaand vergadering eigenlijk weinig nut had.

Volg acties actief op, en begin de Art Sync met de status van de acties van vorige week te bekijken.

Hoezo Agile rapportering?

Wacht eens even …

Vanuit Lean & Agile is elke vorm van rapportering ‘waste’ die je wil verwijderen, toch?

“Werkende software is de beste vorm van rapportering” is inderdaad een Agile waarde. Je wilt communicatie tussen mensen promoten, en tools & processen beperken tot wat strikt nodig is.

Desalniettemin wordt een volwassen onderneming door een Raad van Bestuur en Directiecomité bestuurd. Die personen dienen een correcte doorstroom van informatie te hebben.

Als je management onvoldoende info geeft, riskeren ze foute beslissingen te nemen en zelfs een hele Agile transformatie te vertragen.

En niet enkel management heeft nood aan communicatie:

• Andere teams dienen goed op de hoogte te zijn van raakvlakken.
• Business dient een schatting te hebben wanneer volgende features opgeleverd worden.
• Mensen zijn – dixit onderzoek Frederick Herzberg – gemotiveerd als ze de ‘big picture’ zien en verantwoordelijkheid opnemen.

Wat tonen we in de Art-Sync vergadering?

Standaard project rapporten (bvb. Prince2 highlight rapporten) zijn weggevallen. Die tonen we niet.

Maar wat dan wel?

Het Art-Sync bord is een combinatie van:

• Een SAFe Programma bord (met features en raakvlakken zichtbaar per sprint)
• Lean promoot het gebruik van Visual Management en Metrics voor transparantie op vooruitgang te verkrijgen.

De anatomie van een Agile Programma

Ik zet de begrippen nog even op een rijtje voor we verder in de visualisatie duiken.

Een Programma (soms ook “Agile trein” genoemd) bestaat uit teams (projecten). Elke team bestaat uit ongeveer 7 voltijdse personen, en een programma kan makkelijk 100 voltijdse mensen bevatten.

Een Programma Periode bestaat typisch uit 6 of 7 sprints van elk 2 weken. Een periode beslaat dus typisch een kwartaal, en wordt vooraf gegaan door de Program Increment Planning (soms ook ‘Kwartaalplanning’ of ‘Quarterly Agile Planning’ genoemd).

Features (in sommige organisaties is “Epic” een synoniem hiervoor, soms wordt met “Epic” een groep van features bedoeld) zijn grote stukken functionaliteit met waarde voor de business. Ze worden door de teams opgeleverd. Stories zijn stukjes van die functionaliteit.

Raakvlakken (soms ook “dependency stories” genoemd) is werk dat één team doet voor een feature van een ander team.

Wil je op programma niveau alle stories binnen een programma opvolgen? Uiteraard niet.

De focus ligt op features en raakvlakken voor een bepaalde programma periode.

Hieronder een voorbeeld schets van een programma.

Team Lion is verantwoordelijk voor 2 features, team Rabbit voor 1 feature. Voor het afwerken van een feature van Team Lion is een raakvlak story van Team Rabbit nodig. Omgekeerd is ook voor een Team Rabbit feature een raakvlak story van Team Lion nodig.

Visualiseer feature (Epic) vooruitgang

De eerste component van het Art – Sync board is een overzicht van de features over de sprints heen. Een feature wordt getoond in de sprint waar we de oplevering volgens huidige planning zal gebeuren.

Dat geeft al een eerste overzicht per team.

Je kan als programma manager kijken naar de gezondheid van die feature planning:

• Is een team met teveel features tegelijk bezig?  Dit zie je bijvoorbeeld met taart diagrammen: zijn er meerdere diagramma’s die tegelijk opgevuld raken? Dat is niet efficiënt. Een team dient feature per feature af te werken.
• Zijn de features verspreid over de sprints of staan ze allemaal gepland in de laatste sprint? In geval van het laatste, dan heeft het team zijn features onvoldoende sequentieel ingepland.
• Beginnen features te schuiven? Wat is het achterliggende probleem? Indien de werklast onderschat was, kan hieruit geleerd worden voor volgende programma periode.

Hieronder een voorbeeld van features voor team Lion.

Je ziet dat Feature #1 met 2 Story Points is afgewerkt, feature #2 is ongeveer halfweg de 4.5 story points (zie taartdiagram) en feature #3 met 10.5 story points is nog te starten.

Features #1 en #2 zijn committed, feature #3 is een stretch objectief.

De features waren origineel in sprints #2, #3 en #4 ingepland (zie ‘baseline’ veld), en zijn momenteel op planning.

De planning ziet er gezond uit: de features zijn binnen het team sequentieel ingepland, en worden ook sequentieel opgenomen.

Visualiseer raakvlakken

De tweede component van het Art – Sync board is een overzicht van de raakvlakken over de sprints heen. Het raakvlak wordt getoond in de sprint waar we de oplevering volgens huidige planning kan gebeuren.

Als programma manager kan je de gezondheid van de raakvlak planning onderzoeken:

• Bevestigen de teams dat de raakvlakken ingepland zijn?
• Is de geplande sprint nog steeds haalbaar?
• Beginnen raakvlakken te schuiven? Is er een neveneffect op andere teams? Wat is de globale prioriteit om eerst op te focussen?

Hieronder zie je de raakvlakken voor Team Lion. De drie raakvlakken zijn voor features van team Rabbit.

De raakvlakplanning is niet gezond: er is een orange en rode vlag aangeduid op de laatste 2 raakvlakken.

Meer over het vlaggen van features en raakvlakken in volgende sectie.

Visualiseer Problemen en Risico’s

Ken je vergaderingen waar iedereen op zijn Laptop of GSM werkt en de vergadering amper volgt?

Als je niet oplet is de Art-Sync ook zo een meeting.

Mensen hebben namelijk de reflex in een Art Sync om in geuren en kleuren te vertellen wat ze allemaal gedaan hebben.

Dat heeft weinig waarde, en vraagt moderatie van de Programma Manager.

Vraag expliciet dat teams de globale vooruitgang en problemen bespreken, zonder te vertellen wat ze allemaal gerealiseerd hebben. Je kan verwijzen naar de ‘system demo’ meeting, waar realisaties wel voorgesteld kunnen worden.

Gebruik de Red – Amber – Green (RAG) techniek om de vergadering efficiënter te laten lopen.

Vraag aan de teams om elke feature en raakvlak een RAG indicator toe te kennen:

• Groen (Green): de feature / raakvlak is on track. Ze dient niet besproken te worden in de Art Sync. Ook features die ingepland waren en nog niet gestart zijn, kunnen groen aangeduid zijn.
• Orange (Amber): er zijn problemen of risico’s, en het team heeft zelf een mitigatieplan opgesteld. Dit kan kort toegelicht worden in de Art Sync vergadering.
• Rood (Red): er zijn problemen of risico’s, en het team heeft nood aan hulp van ander teams of management. Dit dient in de Art Sync besproken te worden (waarschijnlijk in de meet-after of als offline topic).

Hieronder een voorbeeld van een feature met rode RAG, en bijhorende beschrijving.

Visualiseer team vooruitgangs-metrics

De derde component bevat de vooruitgang per team.

Vooruitgang op wat?

Agile promoot het gebruik van Story Points.

De getoonde metrics bestaan typisch uit:

• Een totaal van story points binnen de Programma Periode
• Een subtotaal van story points voor features die committed zijn (dus exclusief stretch objectieven)
• De afgeronde (‘done’) story points per sprint
• Forecast (extrapolaties) gebaseerd op de gemiddelde snelheid, de traagste sprintsnelheid en de snelste sprintsnelheid. Dat geeft een vork waarbinnen het team normaal zal eindigen.

De metrics geven inzicht in het realisme van de planning van een team:

• Zit er een knik in de actuals lijn? Dan is er een variatie in de sprint snelheid. Waarom?
• Valt de extrapolatie nog voor de laatste sprint in de periode? Waarom? Wat kan er gedaan worden? Welke prioriteit kan globaal gezet worden?

De grafiek hieronder toont de vooruitgang van Team Lion.

Het team is on track met hun planning: het snijpunt van de extrapolatielijn (grijs gestippeld) met de totaallijn (blauw) is reeds midden sprint 4.

Met de optimistische planning van beste sprint velocity (groen gestippeld) is de snijlijn zelfs op start sprint 4. Met de pessimistische (orange) is de snijlijn op start sprint 6.

Hou rekening met de complexe realiteit achter metrics

Metrics berekeningen zijn complex. Hou rekening met randgevallen:

• Sommige features zijn al in een vorige periode gestart, maar niet afgewerkt. De afgewerkt stories van vorige periode tellen niet mee met de huidige periode.
• Teams werken op eigen features, en ook op stories van andere features (raakvlakken). Met beidde dient rekening gehouden.
• Soms loopt een team voorop op planning, en trekt extra features binnen in de Programma Periode. Die dienen apart weergegeven te worden in de metrics.
• Soms worden er kortere sprints ingepland in een Periode. De metrics extrapolaties dienen rekening te houden met het gewicht van een sprint.
• Story points verschillen tussen teams. Bij het optellen van story points in een programma normaliseer je ze best. Anders weerspiegelen ze vooral teams en features met ‘zware’ storypoints.

Klinkt complex, toch?

Hoe omgaan met die complexiteit? Wat als een Product Owner vraagt hoe een cijfer tot stand is gekomen?

Voorzie een Audit Trail die de onderliggende berekening toont.

Hieronder een voorbeeld Audit Trail voor een totaal van Team Lion.

Het totaal van 12.5 story points is opgebouwd uit features (6.5 story points, zelf opgebouwd uit de som van onderliggende stories) en raakvlakken voor features uit andere teams (6 story points).

Gebruik een tool voor het Art Sync Bord

Ik hoor je denken: die visualisaties en metrics zien er goed uit, maar waar haal je die vandaan?

Kan een Scrum Master ze produceren? Neen, want door raakvlakken en randgevallen is de data teamoverschrijdend.

Lukt het in een grote Excel?

Ik heb een eerste versie in Excel gemaakt, maar de complexiteit neemt snel toe.

Daarboven is het moeilijk om met veel mensen in dezelfde Excel file te werken. Iedereen wil in de uren voor de Art Sync meeting een update doen, je riskeert conflicten te hebben.

Als je Jira gebruikt zit de data in Jira. Kan ze daaruit getoond worden?

Niet met de standaard versie van Jira.

Hoe lukt het dan wel?

Ik heb een plugin in Jira ontwikkeld om Jira data om te zetten naar de dashboard visualisaties. Ze wordt succesvol bij mijn klant gebruikt. Het heeft meer dan 250 uur werk gekost, maar het resultaat mag er zijn:

• Feature vooruitgang wordt getoond. De data komt rechtstreeks uit de Jira stories van de teams .
• Team vooruitgang wordt getoond. Ook deze data komt uit de stories van de teams.
• Audit trails zijn zichtbaar.
• Metrics houden rekening met features die van periode schuiven en met sprints die korter of langer duren (bijvoorbeeld een 6e sprint van 1 week).
• Story Points tussen teams kunnen genormaliseerd opgeteld worden.
• Metrics hebben een aparte lijn voor Committed & Stretch objectieven.
• Metrics hebben forecast ‘vorken’ met beste, gemiddelde en slechtste sprint velocity.
• RAG indicatoren worden getoond, met uitleg (bij mouse-over).
• Alle dashboards zijn live genereerbaar.
• Ondersteund onbeperkt aantal parallel lopende programma’s en teams.
• Ondersteund onbeperkt aantal sprints en kwartalen. Ondersteund “naming conventies” voor de namen die teams aan hun sprints geven.

De screenshots in dit artikel komen rechtstreeks uit de tool (met fictieve data voor confidentialiteitsredenen).

Hieronder een voorbeeld van het volledig Art-Sync Bord voor het programma.

De extrapolatie van Team Lion toont dat het realistisch is om alle objectieven te halen. Voor Team Rabbit zijn de committed objectieven mogelijk nog haalbaar, maar de totale (stretch + committed) objectieven onrealistisch.

Art-sync plugin voor Jira

Een introductie over de Art-Sync plugin tool voor Jira:

Conclusie

Na een Agile transformatie verdwijnen rapporteringen, en riskeert het overzicht te verdwijnen.

Een Art-Sync met bijhorend Art-Sync Bord is een verademing voor programma managers, senior management en teams om het overzicht van vooruitgang, voorspellingen, raakvlakken en problemen te houden.

Organiseer een wekelijkse Art-Sync vergadering, en hou ze efficiënt:

• Nodig alle betrokkenen uit
• Gebruik facilitatie technieken (time boxed, meet-after en offline topics)
• Neem Agile & Lean beslissingen (MVP, prioriteit over trein, WIP minimalisatie, …)
• Volg beslissingen en acties op
• Visualiseer features
• Visualiseer raakvlakken
• Visualiseer metrics
• Visualiseer problemen en risico’s via RAG indicatoren

Je gebruikt best een tool. De Art Sync tool voor Jira wordt met succes bij een klant van mij gebruikt voor complexe programma’s op te volgen.

Overweeg je om de Art-Sync tool voor Jira ook te gebruiken? Geef mij snel een seintje op 0499 55 38 92 of per e-mail (contact@edwin.be).

Als je al Jira gebruikt, dan kan de opzet snel gaan.

Credits en Bibliografie

Ik heb over de Art Sync veel geleerd van Catherine Coubergs.

Byrne, Art. The Lean Turnaround: How Business Leaders Use Lean Principles to Create Value and Transform Their Company . McGraw-Hill Education.

Certo, Samuel C.. Modern Management: Concepts and Skills, Global Edition. Pearson. Kindle Edition.

Herzberg F., “One More Time: How Do You Motivate Employees?,” Harvard Business Review (January/ February 1968): 53–62.

Leffingwell, Dean. SAFe 4.5 Reference Guide. Pearson Education.